При проектировании любого изделия используется справочная информация. Это могут быть разного рода данные: трехмерная геометрия, какие-либо перечни и списки, разрешенные к применению материалы, нормативы и стандарты предприятия и многое другое. Один из удобных способов классификации справочников — классификация по применению. Например, для САПР необходимо располагать основными материалами, стандартными 3D-компонентами (в том числе крепежом — Toolbox), библиотеками специализированных модулей (Routing, CircuitWorks, SW Electrical). С точки зрения работы в PDM одной из основных задач является получение полного состава изделия, для формирования которого в хранилище необходимо иметь утвержденные компоненты (такие как материал спецификации и прочие изделия). Больше всего справочников у технологов — это и вспомогательные материалы, и оборудование с оснасткой, операции и производственная структура. Очевидно, что работы по выпуску изделия не ограничиваются лишь конструкторско-технологической частью, но включают также планирование, управление закупками, склад и т.д. Каждое подразделение использует свою нормативно-справочную информацию. Такое количество разнообразной информации создает определенные сложности в хранении и управлении этими данными. Одной из самых распространенных проблем является разрозненность справочников, отсутствие централизованного хранилища. Зачастую справочники хранятся локально на компьютерах пользователей, при этом нередко их содержимое разнится даже в пределах одного подразделения. Второй не менее актуальной проблемой является способ хранения и предоставления доступа к справочной информации. Хранение всех данных в одном месте и обеспечение общего доступа не решает проблему, а создает новую, так как каждому подразделению необходима не вся информация, а только ее часть. Например, конструктору важна прочность материала, расчетчику — физико-механические свойства, а кладовщику необходим номенклатурный номер. Для решения описанных проблем нужна система, которая помимо централизованного хранения всей справочной информации обеспечит возможность использования разного рода фильтров и предоставит удобные инструменты поиска. Такой системой является SolidWorks Enterprise PDM, которая позволяет, помимо всего прочего, разграничивать доступ к данным, вести версионность для любых документов, произвольным образом настраивать бизнес-процесс согласования и внесения изменений в компоненты справочника. Используя штатный функционал, система очень гибко настраивается под нужды предприятия, не требуя дополнительного программирования. В то же время SolidWorks Enterprise PDM имеет API, с помощью которого можно при необходимости изменить логику работу программы. В дополнение ко всему система обеспечивает очень удобный доступ к содержимому справочников — через проводник Windows.

Хранение всей справочной информации осуществляется централизованно в PDM в виде структуры папок и виртуальных документов. У каждого элемента справочника имеется карточка данных, содержащая всю необходимую информацию. Штатные средства SolidWorks Enterprise PDM позволяют полностью настраивать вид и содержимое карточки, тем самым группируя справочную информацию и разграничивая доступ к ней. Иерархическая структура хранения обеспечивает удобство работы и легкость администрирования, в том числе для неподготовленных пользователей. Прежде чем использовать справочную информацию, необходимо ею располагать. Наполнение справочников в SolidWorks Enterprise PDM можно выполнять различными способами. Самым простым и очевидным является ручной ввод: пользователь создает виртуальный документ, для которого заполняет карточку, указывая необходимое количество данных. Для группировки компонентов справочников используются папки и подпапки. Система штатными средствами позволяет максимально автоматизировать эту рутинную операцию благодаря шаблонам, в которых можно предусмотреть проверку правильности вводимых данных, указание обязательных для заполнения полей, использование выпадающих списков, создание нового компонента справочника в правильной папке хранилища — всего, что позволяет свести количество ошибок к минимуму. Для автоматизированного наполнения справочников можно воспользоваться бесплатным приложением SWR-Ресурсы. Оно позволяет подключаться к любым существующим источникам данных, вычитывать из них необходимую справочную информацию и создавать соответствующие компоненты в хранилище SolidWorks Enterprise PDM, заполняя карточку. Источники данных для импорта могут быть любые: базы данных, файлы Excel, текстовые документы.

Для баз данных предъявляется единственное требование — поддержка открытого механизма взаимодействия с базами данных (ODBC). Приложение позволяет работать с различными схемами импорта, которые представляют собой обычные файлы XML. В схеме импорта настраивается, какая именно информация будет импортироваться и куда она должна передаваться в SolidWorks Enterprise PDM; существует также возможность осуществлять импорт одновременно из нескольких источников, консолидируя данные.